Zäh, lahm und ewig lang: Meetings können ganz schön nerven, wenn Sie keinen strikten Regeln unterliegen. Im besten Fall, bringen Sie die Arbeit jedoch den entscheidenden Schritt voran. Dafür müssen die Treffen jedoch gut vorbereitet sein. Und es braucht Taktiken, um lästige Dampfplauderer in Schach zu halten. Am Abend schwirrt so manchem Arbeitnehmer der Kopf. Denn von morgens bis abends jagt ein Meeting das andere. Viel wurde dabei geredet. Am Ende des Tages sind viele Probleme trotzdem ungelöst. Oft werden effiziente Menschen von Ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten. Damit eine Besprechung gut abläuft, ist eine effiziente Planung das A und O. Auf manches Arbeitstreffen wird am besten von vornherein verzichtet. Meetings sind nur dann angebracht, wenn Austausch nötig ist. Soll nur der aktuelle Stand eines Projektes präsentiert werden, empfiehlt es sich auf Meetings zu verzichten und lieber eine E-Mail zu schicken.
Das eine Besprechung so schlank wie möglich abläuft, liegt vor allem in den Händen desjenigen, der zur Besprechung einlädt. Am Besten vorher zwei E Mails verschicken. Die Erste ist mit Datum, Uhrzeit und Thema. Dabei sollte kein diffuses Stichwort genannt werden, wie Quartalszahlen. Es sei zu allgemein und jeder stellt sich was anderes darunter vor. Besser ist es, konkrete Fragen zu stellen, woran liegt es, dass der Umsatz im zweiten Quartal stagnierte? Ergänzend schickt der Chef außerdem Informationen zu dem Thema mit und bittet die Mitarbeiter, bis zu einem bestimmten Termin, Lösungen oder Vorschläge zu schicken. Der Organisator trägt die Vorschläge zusammen und sortiert sie zu einer Tagesordnung mit Themen, Vorschläge und Redezeiten. Auch die genaue Uhrzeit vom Beginn und vom Ende des Meetings wird darin festgelegt.
Diese Agenda verschickt er an die Teilnehmer in einer zweiten Einladung. Ein ständiges Ärgernis in Arbeitstreffen ist ferner folgendes: Es gibt häufig keinen pünktlichen Beginn, dass kostet die Arbeitnehmer Zeit, die sich an ausgemachten Zeiten halten. Wer später kommt, sollte in einer Kaffeekasse einbezahlen. Wer ein Meeting einberuft, nennt außerdem eine Moderator. Der Moderator führt zu Beginn in die Agenda ein, nennt die einzelnen Tagesordnungspunkte und verkündet die Uhrzeit, zu der das Meeting enden soll. Dann ruft er nach und nach die Teilnehmer auf, die Ihre Vorschlägen präsentieren. Gerne werden in Meetings auch persönliche Animositäten ausgetragen. Meetings bieten Selbstdarstellern das Publikum, um sich selbst auf die Schulter zu klopfen. Ihnen begegnet der Moderator, indem es sich direkt neben sie stellt. Das irritiert denjenigen. Die meisten empfinden dies als unangenehm und hören von alleine auf.
Am Ende sollte immer eine Entscheidung stehen, die ins Protokoll geschrieben wird. Es wird namentlich eingetragen, wer sich um die Umsetzung kümmert, wie und bis wann. Solche strengen Regeln mögen ungewöhnlich sein, aber am Ende ist oft jeder dafür dankbar, das die Meetings effizienter sind.
